Elo’Gistique – Secrétariat Médical Indépendant
Exploitée par Élodie Rémond, Ei – micro-entrepreneure
52150 Saint-Thiébault – France
Tél. : 07 59 59 38 16
Mail : contact@elogistique-rp.fr
SIRET : 992 269 449 00011
TVA non applicable – Article 293 B du CGI
1. Objet
Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) régissent les prestations de télésecrétariat médical et d’assistance administrative proposées par Elo’Gistique.
Toute demande de devis, commande ou collaboration implique l’adhésion pleine et entière du client aux présentes CGV.
2. Prestations proposées
Elo’Gistique assure, à distance, la gestion des appels téléphoniques, la prise de rendez-vous, la tenue d’agenda, la transmission de messages, ainsi que toute autre mission précisée au devis.
Les services sont personnalisés selon les besoins du praticien et les consignes transmises avant le démarrage de la prestation.
L’objectif est d’offrir un service fluide, professionnel et adapté à chaque cabinet.
Les prestations sont assurées principalement par Élodie Rémond, fondatrice d’Elo’Gistique, et, en cas d’absence ponctuelle, par une collaboratrice de confiance travaillant sous sa supervision.
Toutes les interventions respectent le secret médical, le RGPD et les consignes spécifiques de chaque praticien.
3. Horaires et disponibilité
Les prestations sont assurées du lundi au vendredi, de 9h à 12h et de 14h à 17h.
En dehors de ces horaires, les appels sont redirigés vers la messagerie vocale professionnelle.
Les messages sont traités dès la reprise du service.
Les échanges internes (e-mails, consignes, retours patients, etc.) sont gérés sous 24 heures ouvrées, sauf urgence signalée.
4. Outils de travail
Elo’Gistique s’adapte aux outils utilisés par le praticien (Doctolib, Maiia, WZ Agenda, etc.) via un accès sécurisé et confidentiel.
Partenaire de WZ Agenda, Elo’Gistique peut proposer un tarif préférentiel selon conditions.
Cette solution, conforme au RGPD, permet une synchronisation en temps réel et une grande fiabilité.
Pour la gestion téléphonique, Elo’Gistique utilise TeamBox, une solution cloud dédiée aux secrétariats médicaux, permettant un accueil fluide, la mise en attente personnalisée, le double appel et le transfert sécurisé.
5. Détails pratiques
En cas d’absence ponctuelle (congés, urgence, imprévu), une collaboratrice qualifiée peut assurer la continuité du service.
Elle intervient sous la supervision d’Élodie Rémond, en suivant les mêmes outils et consignes, afin d’assurer une homogénéité dans la gestion des appels et rendez-vous.
Toutes les interventions respectent le RGPD et le secret médical.
6. Gestion des congés
Les congés planifiés d’Elo’Gistique sont communiqués au moins 60 jours à l’avance.
Pendant les congés du praticien, le tarif reste inchangé : Elo’Gistique continue d’assurer la gestion des appels, des messages et la préparation de la reprise du cabinet.
7. Suivi et communication
Toutes les consignes doivent être transmises par écrit (mail ou fiche cabinet) afin d’assurer la traçabilité.
Un bilan régulier, mensuel ou trimestriel, peut être proposé pour adapter le service à l’évolution de l’activité.
8. Révision tarifaire
Les tarifs peuvent être révisés une fois par an, avec notification écrite au praticien 30 jours à l’avance.
Toute évolution tient compte de l’évolution des charges, des outils utilisés et du maintien du niveau de service.
Les nouveaux tarifs ne prennent effet qu’après validation écrite du praticien.
9. Devis et commande
Toute demande de prestation donne lieu à un devis gratuit et sans engagement, valable 30 jours.
La validation écrite du devis (signature ou accord par mail) vaut accord de collaboration et acceptation sans réserve des présentes CGV.
10. Facturation et paiement
Les prestations sont facturées en fin de mois, selon le forfait souscrit.
Le règlement est attendu sous 10 jours après réception de la facture, par virement bancaire.
Les coordonnées bancaires (RIB) sont transmises à la validation du devis ou à l’envoi de la première facture.
Tout retard de paiement entraîne l’application de pénalités légales ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (article L441-10 du Code de commerce).
11. Confidentialité et déontologie
Toutes les informations traitées (patients, praticiens, dossiers, messages, etc.) sont strictement confidentielles.
Elo’Gistique est tenue au secret professionnel et travaille exclusivement via des canaux sécurisés et conformes au RGPD.
Aucune donnée n’est conservée au-delà du temps nécessaire à la mission.
Elo’Gistique dispose d’une assurance Responsabilité Civile Professionnelle couvrant l’ensemble de ses prestations.
12. Engagements réciproques
Elo’Gistique s’engage à assurer un service fiable, discret et réactif, dans le respect des consignes et de la confidentialité.
Le praticien s’engage à signaler tout changement d’organisation (fermeture, congé, consigne particulière) dès que possible afin de maintenir la qualité du suivi.
13. Responsabilité
Elo’Gistique s’engage à fournir un service de qualité dans le respect des consignes données.
Sa responsabilité ne saurait être engagée en cas de dysfonctionnement lié à l’opérateur téléphonique, au matériel informatique, à Internet ou à un outil tiers (ex. : Doctolib, WZ Agenda, etc.).
14. Droit applicable
Les présentes CGV sont régies par le droit français.
En cas de litige, les parties s’engagent à rechercher une solution amiable.
À défaut, le différend relèvera de la compétence du tribunal de Chaumont (52).